TIPS MENGADAKAN KEGIATAN DALAM SEBUAH ORGANISASI (EVENT ORGANIZING)

TIPS MENGADAKAN KEGIATAN DALAM SEBUAH ORGANISASI
(EVENT ORGANIZING)

URUTAN KERJA
1. Ide/gagasan : dirumuskan dalam bentuk visi dan misi dan diturunkan menjadi tema dan judul kegiatan.
2. Konsep kegiatan ; dirtumuskan oleh personel inti (gunakan analisis SWOT)
3. SDM ; staffing dengan azaz the right man and the right job. Sesuaikan dengan kebutuhan kegiatan)
4. Job description ; pembagian kerja yang jelas, diusahakan semua personel bias memberikan kontribusi terbaik, misalnya dalam pembuatan proposal dan surat menyurat, pembentukan opini public, pencarian/penggalangan dana, dsb.
5. Time schedule ; jadwal yang lengkap dan efektif (staffing, konsolidasi, controlling, tecknical meeting, dan evaluasi)
6. Pelaksanaan kegiatan hari H ; kejelasana penanggungjawab acara (yang berhak atas keputusan final),yakinkan persiapan sudah matang (rapat control, briefing panitia, check keperluan pada hari H-1, dan buat scenario alternative), saling komunikasikan segala sesuatu (perkembangan terkahir).
7. Evaluasi ;penilaian indicator keberhasilan acara (kelancaran acara/hambatan-hambatan, soliditasi tim, ketepatan waktu, target dana, peserta, pembicara, materi yang disampaikan melalui angket) perumusan rekomendasi (laporan).

YANG HARUS DIPERHATIKAN…

1. PROPOSAL
Adalah suatu rangkuman konsep yang menjelaskan secara spesifik dari suatu kegiatan, sehingga pembaca akan mengerti dan mau memberikan kontribusinya.
Isi /sistematika proposal :
1. Latar belakang / pendahuluan ; memuat informasi, data dan fakta yang mengarah serta mendukung penting dan segeranya kegiatan tersebut untuk diselenggarakan. Gunakan metode deduktif, dimana diakhiri sebuah kesimpulan bahwa acara tersebut memang penting diselenggarakan.
2. Nama kegiatan
3. Thema kegiatan (gunakan bahasa yang efektif, menarik dan berbeda/nyentrik)
4. Maksud dan tujuan
5. Tempat dan waktu kegiatan
6. Jenis kegiatan/susunan acara
7. Peserta kegiatan/ sasaran pengunjung
8. Susunan pantia/pelaksana kegiatan
9. Rencana anggaran (pengeluaran, pendapatan, dan saldo)
10. Penawaran sponsorship/ rencanan media promosi
11. Penutup (disampaikan harapan-harapan dari dibuatnya proposal tersebut, sertakan tempat dan tanggal dibuat untuk legalisasi proposal)

2. SURAT MENYURAT

1. Surat permohonan bantuan dana, permohonan kerjasama (izin, tempat, publikasi, sponsorship, dinasi, logistic, keamanan, dsb).
2. Surat konfirmasi kerjasama (idem), berupa lembar persetujuan dan tercantum isian/pilihan kerjsama. Terdapat no rekening bank kepanitiaan. Panitia selalu siap dengan kwitansi, cap dan materai.
3. Surat tanda teriam proposal; (idem) dibuat rangkap dua dan di cap panitia.
4. Surat tugas (personal identity/ID card) lengkap dengan posisi/jabatan dalam kepanitiaan.

3. CONTACT PERSON

Utamakan kelengkapan ;
1. Nama ; tidak boleh salah walau satu huruf
2. Jenis kelamin
3. Jabatan organisasi
4. Gelar
Bila kelengkapan meragukan sebaiknya tidak ditulis. Sebisa mungkin nama dan wajah klop sebelum bernegosiasi.

4. PUBLIKASI

Dua tujuan/fungsi publikasi ;
1. Promosi (ekonomis), mengasilkan modal dan investasi
2. PR/ public relations (social budaya), menghasilkan citra (image)
Rencana tindakan ;

1. Hubungan keluar, press release dan press conference, sponsor/kerjasama, tur/kunjungan, surat menyurat, medioa promosi (bulletin, jurnal dll)
2. Hubungan ke dalam ; meeting, medioa internal (papan pengumuman, bulletin, mailing list, siaran umum/ radio kampus)
Tiga fajtor berpengaruh ;
1. Kualitas publikasi
a. Judul singkat, menarik, berkarakter/khas
b. Tema mantap, relevan, mutakhir
c. Pengisi acara, pembicara, moderator, MC, sponsor, hiburan dll
d. Desain dan kreasi, kombinasi warna, tulisan dan penempatannya OK
e. Daya jangkau; waktu, tempat dan harga
f. Bahan dasar kertas berkualitas
2. Kuantitas publikasi ; disesuaikan target peserta/pengunjung undangan. Standar 1:10
3. Penempatan :
a. Statagis (tempat umum dan dibaca banyak orang)
b. Segmentasi (sesuai bidang garapan dan target personal)
c. Dominasi (tata letak)
d. Etika (jangan ganggu publikasi milik orang lain)

Sekian, semoga bermanfaat... dan tambah semangat dalam berorganisasi..
Hidup-hidupkanlah organisasi, jangan mencari hidup dari organisasi…